Datenschutzhinweise für Bewerberinnen und Bewerber gemäß Art. 13 DSGVO
1. Hinweis zur verantwortlichen Stelle
2. Zwecke und Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Der German Biochar e.V. verarbeitet personenbezogene Daten nur zu dem Zweck und Umfang, wie er sie für folgende Zwecke benötigt:
- Akquirierung von Bewerbenden (inkl. Bewerberpool für zukünftige Bewerbungen),
- Auswahl von Bewerbenden (inkl. Eignungsprüfung, Referenzgespräche),
- Vorbereitung von Vertragsunterlagen,
- Dokumentation von Bewerbungsprozessen zum Nachweis der sich aus dem Gesetz ergebenden Rechte und Pflichten und
- effiziente und direkte Kommunikation.
Unabhängig davon kann es weitere Zwecke geben, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und wir anlassbezogen gesonderte Informationen zum Datenschutz zur Verfügung stellen, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.
Die Erhebung der Daten erfolgt in der Regel unmittelbar bei Ihnen selbst, mit Ausnahme von Referenzgesprächen und Nutzung öffentlicher Quellen wie LinkedIn.
Der German Biochar e.V. verarbeitet folgende personenbezogene Daten:
- Zum Zwecke der Akquirierung von Bewerbenden, Auswahl von Bewerbenden, Vorbereitung von Vertragsunterlagen und Dokumentation von Bewerbungsprozessen werden Kontaktdaten wie Name, Vorname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail Adresse, Lebensläufe, Empfehlungsschreiben, Referenzen, Bankverbindung, Sozialversicherungsdaten, steuerrechtliche Daten, Gesundheitsdaten, etc. verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO und sofern Gesundheitsdaten und damit besondere Arten personenbezogener Daten i.S.d. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden § 26 Abs. 3 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i.V.m. Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.
- Zum Zwecke Akquirierung von Bewerbenden werden oben genannte Daten nach Einwilligung über den aktuellen Bewerbungsprozess hinaus in einem Bewerberpool für zukünftige Bewerbungen gespeichert. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a).
- Zum Zwecke der effizienten und direkten Kommunikation werden oben genannte Daten in IT Systemen des Vereins verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Der German Biochar e.V. hat ein berechtigtes Interesse daran eine effiziente und direkte Kommunikation zwischen Bewerbenden und Mitarbeitenden des Vereins zu ermöglichen.
- Zum Zwecke der Rechtsverfolgung, sofern erforderlich, werden oben genannte Daten weiter verarbeitet. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Der German Biochar e.V. hat ein berechtigtes Interesse in der Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen.
3. Empfänger der personenbezogenen Daten
Im Rahmen des Bewerbungsmanagements werden die personenbezogenen Daten von Bewerbenden in einem Dokumentenmanagementsystem von Zoho Corporation GmbH, Trinkausstr. 7, 40213 Düsseldorf verarbeitet, sowie gegebenenfalls via LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland erfasst.
Zusätzlich werden personenbezogene Daten von Bewerbenden zu internen Kollaborationszwecken bei folgenden Dienstleistern verarbeitet und gespeichert:
- Microsoft Deutschland GmbH, Walter-Gropius-Straße 5, 80807 München
- rapidmail GmbH, Wentzingerstraße 21, 79106 Freiburg
- Zoom Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, CA 95113, USA
Eine Absicht des Vereins die personenbezogenen Daten an ein Drittland zu übermitteln besteht nicht, mit Ausnahme von Videokonferenzen (Zoom Communications).
4. Speicherdauer
Grundsätzlich werden personenbezogene Daten von Bewerbenden für die Dauer des Bewerbungsprozesses gespeichert. Nach Beendigung des Bewerbungsprozesses werden Daten weitere sechs Monate für den Fall etwaiger Schadensersatzansprüche gespeichert (z.B. 2. Punkt 1).
Eine weitere Speicherung für zwei Jahre kommt zudem in Betracht, wenn eine Zustimmung des Bewerbenden für die Aufnahme in den Bewerberpool für zukünftige Stellen vorliegt.
Im Falle einer anschließenden Beschäftigung werden die Daten darüber hinaus für den Zeitraum der Beschäftigung gespeichert.
Im Falle des Widerrufs einer Einwilligung werden die Daten unverzüglich gelöscht, sofern keine anderweitigen Gründe dagegen sprechen.
5. Betroffenenrechte
Bewerbende steht ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO) sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) zu. Auskunfts- und Löschungsrechte stehen allerdings, soweit gesetzlich zulässig, unter den Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG.
Bewerbende haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Bewerbenden steht ferner ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO in Verbindung mit § 19 BDSG).